契約前
動画の目的・内容・公開先、依頼者と支払者、利用予定の費目を整理し、お客様から所属議会事務局に適用基準と必要書類を確認。
GUIDE / 02
何に支払ったか、説明できる書類を。
ご契約前に動画の目的・依頼者・支払者・対象期間を確認し、見積書・契約書・請求書・領収書と納品記録を、実際の業務に沿って整えます。
当サービスの請求書があれば政務活動費で支払える、というものではありません。選挙運動の費用を政務活動費用に書き換えるなど、実態と異なる書類は作成しません。税務上の経費処理と、政務活動費への充当可否も別の問題です。
見積・合意
企画、撮影、編集、運用支援、出張費などの実際の作業と金額を明記。複数用途がある場合は対象部分を説明できる内訳にします。
制作・納品
実施日、テーマ、本数、納品日・公開URLなどを記録。内容の確認・承認記録も残します。
請求・保存
実態に一致した宛名・但し書き・明細で請求し、銀行振込後に領収書を発行。お客様は振込記録と成果物も合わせて保存します。
書類の整え方と請求書の記載例
実施内容・費用・納品物がつながる書類の考え方を、PDFでもご覧いただけます。
所属議会に確認する範囲
政務活動費の対象は所属議会の条例・手引きによって異なります。千葉県議会の手引きは、議会活動や県政に関する広報を対象とし、政務活動以外の内容が混在する場合には実態に応じた按分を求めています。YouTube動画制作や運用支援、保管のみの費用が対象になるかは、具体的な内容ごとに所属議会事務局へ確認します。
選挙運動費、政務活動費、通常の政治活動費、税務上の経費は別のものです。お客様側で必要な確認を行い、その結果を制作範囲と書類に反映します。
請求書には、実際の仕事をそのまま記載。
以下は架空の記載例です。税区分・宛名・費目・発行者情報は、実際の契約と所属議会の要件に合わせて整えます。
SAMPLE / 記載例
請求書
○○議員 様
件名：○年○月 活動報告動画制作
発行者：ソラグリップ（広報担当さん）
| 実施した業務 | 数量 | 金額（税込） |
|---|---|---|
| 活動報告・ロング動画編集（各10分以内） | 2本 | 30,000円 |
| ○月○日 撮影出張日当 | 1日 | 17,000円 |
| ○月○日 交通費（区間・根拠は別紙） | 実費 | 3,000円 |
合計 50,000円
納品一覧に、動画タイトル・納品日・ファイル名または公開URLを添付。架空の例であり、政務活動費への充当を認める書式ではありません。
領収書の但し書きの例
「○年○月 活動報告動画制作代金として（請求書番号○○のとおり）」
企画・編集・投稿などの実施内容を区分し、交通費は別明細に。請求書の宛名と実際の支払者、入金日・金額、成果物の記録が一致するようにします。
領収書・電子データの確認
千葉県議会の手引きでは、領収書に発行日・宛名・金額・支払対象・発行者名・発行者の印が原則必要です。宛名は会派名・議員名を基本に、契約者・実際の支払者との整合を確認します。他の議会では基準が異なるため、書式や電子データの扱いを確認します。
入金確認後に領収書を発行します。契約・見積・請求・領収書はPDFでお渡しし、LINEまたはメールで送付。電子データの受領・保存・提出方法については、お客様の所属議会の要件を契約前に確認します。
動画データの保管期間と、会計・政務活動費の証拠書類の保存期間は別です。必要書類はお客様側でも、適用される期間に従って保管してください。
インボイス登録について
当事業は適格請求書発行事業者として登録していません。通常の請求書・領収書は発行しますが、適格請求書（インボイス）は発行できません。料金はお支払い総額が分かる税込表示です。
